Mengolah Surat Masal Agar Lebih Rapih dan Professional di Ms Word

oleh

Surat Masal merupakan surat yang dibuat dengan menggunaakan Mail Merge di Microsoft Word. Dalam pembuatannya ini bisa di edit dan di rapihkan hingga terligat lebih Professional. Dalam artikel ini akan di bahas cara edit dan cara mengolah surat masal agar dapat di sesuaikan dengan kebutuhan pengguna.

Kamu bisa mengolah surat masal yang telah dibuat sebelumnya agar penampilannya lebih maksimal dan memuaskan. Ada beberapa cara untuk Mengolah Surat masal dengan Mail Merge. Namun sebelum Mengolah lebih jauh maka kamu harus membuat surat masalnya terlebih dahulu. Pelajari disini :

Baca juga : Tutorial Membuat Surat Masal Dengan Mail Merge Di Ms Word

Setelah membuat dan menyiapkan surat massal maka langkah selanjutnya adalah dengan mengolahnya. Berikut merupakan cara-cara untuk mengolah Surat massal di Ms Word.

Cara Edit Data Record Mail Merge / Surat Masal di Ms Word

Cara mengedit Data record dari data yang sudah di buat sebelumnya bisa dilakuan seperti menambah atau menghapus Data Record. Mengedit data Record / Data yang sudah di simpan sebelumnya bisa dilakukan dengan cara : 
  1. Buka Surat Masal yang telah kamu buat sebelumnya
  2. Biasanya setelah membuka data master Surat Masal, Kamu akan di suguhkan dengan Kotak dialog KOnfirmasi yang  menyatakan bahwa file yang kamu buka terhubung dengan database.
  3. Tekan Yes, pada kotak dialog konfirmasi tersebut. 
  4. Untuk Mengeditnya, Pergi ke Tab Mailings > Edit Recipient List. Maka akan tampil kotak dialog seperti pada gambar di bawah ini : 

    Cara Penggunaanya : 
    – Di bagian Data Source, Klik Database nya (seperti di gambar sebelah kiri)
    – Kemudian Tekan Edit, Maka akan muncul bagian Edit data Source 

  5. Di Kotak dialog Edit Data Source, Edit datanya sesuai dengan kebutuhan kamu.
    Keterangan : 
    – New Entry : Untuk Menambah Record baru
    – Delete Entry : Untuk Menghapus Record
    – Find : Untuk Mencari data Record tertentu
    – Customize Column : Untuk Mengeloh data pada kolom atau field data pada surat

    Untuk Mengganti Data dari Field yang sudah ada :
    Yaitu dengan cara mengetik langsung di bagian Data yang sudah ada / Langsung mengeditnya di data yang sudah ada

  6. Tekan OK, jika semua data sudah selesai di Edit. 
  7. JIka ada kotak dialog Konfirmasi yang menampilkan “Do you want to update your recipient list and save these changes to data (nama database kamu.mdb? ” Maka klik tombol YES

Cara Menggabung Surat Masal

Ada beberapa cara untuk menggabungkan Surat massal, berikut ringkasannya :
  1. Pergi ke Tab Mailings > Finish & Merge
  2. Maka akan muncul beberapa pilihan di antaranya :
    – Edit Individual Documents… , digunakan untuk menggabungkan surat massal yang disimpan pada masing-masing data record dan ditempatkan pada dokument baru.
    – Print Documents, digunakan untuk menggabungkan surat massal yang disimpan pada halaman tersendiri dan langsung tercetak di printer
    – Send Email Messages, digunakan untuk menggabungkan surat masal dimana masing-masing data record berada dalam halaman surat tersendiri dan langsung terkirim ke email.
  3. Pilih Edit Individual Documents… maka akan tampil bagian dialog Merge to New Document? :

    Keterangan :
    – All, digunakan untuk menggabungkan semua dokumen surat berdasarkan jumlah record yang ada dalam data
    – Current Record, digunakan untuk menggabungkan dokumen surat berdasarkan recordd yang aktif.
    – From, digunakan untuk menggabungkan surat berdasarkan nomor record yang ditentukan. Jadi kamu bisa mengatur record mana saja yang akan di gabungkan.

  4. Klik OK jika perintah di setujui,, Klik Cancel jika ingin membatalkan perintah tersebut.

Cara membuat Mailing pada Evelopes / Membuat KOP Surat dan Alamat Tujuan di Amplop

Membuat KOP Surat / alamat tujuan penerima surat di Amplop sangat dibutuhkan untuk membuat surat yang kamu kirimkan terlihat lebih Professional dan rapih. Hal itu bisa kamu lakukan dengan beberapa langkah, Yaitu ..
Langkah-langkah membuat KOP Surat dan Tujuan Surat pada Pada Amplop :
  1. Buat dokumen baru
  2. Pergi Ke Tab Mailings > Start Mail Merge
  3. Kemudian Pilih Envelopes
  4. Maka akan Tampil bagian berikut : 

    Buatlah beberapa pengaturan seperti : 
    – Envelope Size, Sebagai COntoh gunakan ukuran seperti pada gambar di atas
    – Atur Jenis dan Ukuran Font. Gunakan ukuran dan Type Font yang mudah di baca.
    – Atur jarak antara Delivery address dan Return address.

  5. Dibagian Printing Options, Gunakan pengaturan berikut (Default)

  6. Setelah itu Buatkan Kop dan Tujuan suratnya.. Sebagai contoh perhatikan gambar di bawah ini : 

  7. Selesai….
Nah itu adalah cara untuk melakukan pengoptimalan Surat masal yang dibuat dengan menggukan Ms Word. Kamu bisa melakukan sesuai kebutuhan dan desain yang beraneka rupa. Jadi kembangkan lagi semua apa yang di bahas di sini.

Tinggalkan komentar

x