Tutorial Membuat Surat Masal Dengan Mail Merge Di Ms Word

Membuat surat massal yang berarti kita membuat suatu Format Surat Induk dan termasuk semua data-data dari penerima surat tersebut. Surat Masal ini dibuat untuk Keperluan pembuatan surat atau sejenisnya dengan tujuan untuk mengirimkan atau membuat surat secara banyak dalam satu waktu.

Membuat Mail Merge Untuk Surat Masal

Mail Merge atau biasa disebut dengan surat massal merupakan suatu surat yang ditujukan untuk beberapa orang sekaligus dalam sati format. Jadi kamu bisa membuat banyak surat dalam satu waktu dengan menggunakan 1 format surat yang kemudian di atur data penerima suratnya.

Untuk membuat surat masal ada beberapa lagkah yang harus kamu ikuti, yaitu :

Persiapkan Format Naskah atau Suratnya
Data Penerima dari surat masal

Buatlah Format Naskah/Surat nya

JIka belum mempunyai format dari Surat menyurat, kamu bisa mempelajarinya disini : Tutorial Membuat Undangan Rapat di Ms Word & Contohnya [Administrasi Perkantoran]
Sebagai contoh perhatikan gambar di bawah ini :

Buatlah Data Penerima Surat

Langkah selanjutnya adalah membuat data penerima surat yang akan kamu buat, Ikuti langkah-langkah berikut ini :

Dalam Format Naskah/Surat yang telah disiapkan
Pergi ke Tab Mailing > Select Recipients

*ada beberapa plihan, Berikut penjelasannya :

– Type a New List, Untuk Mengetikan daftar data surat baru
– Use Existing List, Untuk menggunakan daftar data yang sudah dibuat sebelumnya
– Choose From Outlook Contacts, Untuk menggunakan daftar data yang telah dibuat dalam aplikasi Ms Outlook
Pilih “Type a New List” Untuk membuat daftar baru, Sehingga akan muncul kotak dialog berikut :
Pilih dan Klik Tombol “Cutomize Columns…“, Maka akan muncul kotak dialog “Cutomize Address List” Seprti tampak pada gambar di bawah ini :
Hapus Semua data di Field Name, Dengan cara Klik Tombol DELETE di setiap Field dalam tabel. JIka ada Konfirmasi Pertanyaan untuk menghapus Field, Tekan saja YES
Langkah selanjutnya adalah dengan menambahkan Field Baru, Klik tombol ADD Untuk menampilkan kotak Dialog Add Field kemudian masukan Field Sesuai kebutuhan kamu. Setelah itu tekan OK
Sebagai Contoh, Ketikan Field “Nama_Penerima“, “Alamat“, “Kode_Pos” dan “Kota“. Jika berhasil maka tampilannya akan seperti ini :

**Keterangan :
– Add, Untuk menambahkan Field
– Rename, Untuk mengubah nama Field
– Move Up & Move Down, Untuk Mengubah urutan/Posisi Field
Kemudian Tekan OK, Sehingga akan muncul bagian dialog New Address List seperti nampak pada gambar berikut :
Kemudian masukan data penerimanya dengan cara langsung Ketik di formnya kemudian tekan TAB untuk memindahkan Kursor.
dan Klik Tombol New Entry untuk menambahkan data penerima, Sebagai Contoh ini adalah data penerima yang sudah masuk :
Jika semua data penerima sudah di Masukan, Maka langkah selanjutnya adalah dengan menekan Tombol OK.
Setelah menekan Tombol OK, Maka akan muncul bagian dialog Save Address List.
Tentukan Lokasi penyimpanan dan kemudian beri nama file nya
Tekan Tombol Save
Sisipkan Field ke dalam dokumen surat yang tadi kamu buat, Dengan cara Aktivkan Pointer / Klik di bagian setelah kata “Yth,” Kemudian Klik Insert Merge Field Pada TAB MAILING > Insert Merge Field
Perhatikan Gambar di bawah ini :

****
Nama_Penerima, di letakan di sebelah kanan kalimat “Yth”
Alamat, di letakan di sebelah kalimat “Di”
Kode_Pos dan Kota, di simapan di bawah kalimat “Di”
Maka Hasilnya akan seperti ini :
Selesai…..