Saat ini, pekerjaan seorang HR semakin terbantu dengan hadirnya berbagai aplikasi HR. Ya, sesuai namanya aplikasi ini memang dikhususkan untuk membantu meringankan tugas HR dalam menjalankan fungsinya.
Penggunaan aplikasi di bidang HR ini sudah seperti hal wajib bagi seorang HR modern. Namun, tampaknya masih banyak sekali perusahaan yang tidak menyadari apa saja aplikasi untuk HR yang penting. Untuk itu, kali ini artikel kami akan merangkumkannya spesial untuk Anda!
Apa Itu Aplikasi HR
Aplikasi HR adalah software yang berguna untuk mendigitalisasi dan mengelola berbagai aktivitas human resource di perusahaan. Baik itu gaji, absen, proses rekrutmen, onboarding, cuti, pelatihan, sampai dengan memantau kinerja karyawan.
Dengan menggunakan aplikasi ini, seluruh data karyawan yang ada di perusahaan akan tersimpan dan terintegrasi dalam satu sistem. Sehingga tercipta sentralisasi database yang akan memudahkan manajer HR dalam melacak dan berbagi informasi tentang karyawan.
Tidak sampai situ, aplikasi HR memungkinkan perusahaan menyimpan seluruh data lebih aman karena hanya orang yang mendapatkan akses yang bisa mengelola seluruh data dan informasi.
Mengapa Harus Menggunakan Aplikasi HR?
Kehadiran aplikasi HR adalah angin segar bagi bidang human resource dan juga manajemen perusahaan. Hal ini karena penggunaan aplikasi ini dapat meringankan dan mengoptimalkan kinerja dari staf HR. Hasilnya, staf HR tidak lagi hanya terjebak mengerjakan tugas-tugas administratif yang sifat repetitif.
Dengan begitu, HR dapat menghemat waktu serta tenaganya, sehingga akan lebih produktif. Urusan pendataan database, gaji, absen dengan lebih cepat, tepat, dan cermat.
Fungsi Aplikasi HR
Seperti yang sudah disebutkan di atas, bahwa aplikasi HR dapat meningkatkan produktivitas dari divisi HR. Namun, bukan hanya itu, aplikasi ini juga memiliki banyak fungsi yang sangat berguna dalam mendukung bisnis perusahaan secara berkelanjutan. Namun, tentunya fungsi ini tergantung dari jenis aplikasi atau sistem yang Anda gunakan.
Aplikasi HRD sendiri memiliki beberapa jenis, ada yang berbasis on premise di mana perusahaan bisa mengelola sepenuhnya, berbasis cloud dan berbasis web browser di mana sistem ini akan dikelola oleh vendor, Anda dapat mengaksesnya dengan mudah melalui web browser atau aplikasi.
Adapun fungsi dari aplikasi HR antara lain:
1. Manajemen Gaji Karyawan
Dengan menggunakan aplikasi HR atau juga yang disebut software HRIS, staf HRD tidak lagi perlu pusing melakukan perhitungan gaji karyawan secara manual yang sering sekali terjadi kesalahan. Seluruh perhitungan gaji dapat dilakukan dengan otomatis bersama software HR.
2. Proses Rekrutmen Karyawan
Saat ini, aplikasi HR juga sudah bisa membantu Anda dalam membuat proses rekrutmen karyawan lebih mudah. Nantinya, Anda dapat memanfaatkan aplikasi HR mulai dari pemasangan iklan, pengisian form lamaran, screening karyawan, interview, tes teknikal, sampai melakukan seleksi final. Bahkan, beberapa aplikasi HR juga menyediakan talent pool sehingga HR dapat menyimpan daftar talent potensial.
3. Keamanan Data Karyawan
Menjaga keamanan data adalah hal terpenting bagi perusahaan. Seperti yang kita ketahui, di sebuah perusahaan begitu banyak data-data yang sifatnya sensitif. Mulai dari data diri karyawan, data penggajian, dan data keuangan.
Tentunya menjaga keamanan data menjadi keharusan. Nah, aplikasi HR memungkinkan perusahaan untuk menjaga keamanan data ini karena seluruh data akan terenkripsi dengan aman.
Perusahaan juga dapat mengatur siapa saja yang dapat mengakses informasi tertentu terkait dengan data tersebut. Dengan begitu, menjaga dan mengontrol keamanan data akan lebih mudah bagi perusahaan.
Daftar Aplikasi HR Masa Kini
Teknologi juga masuk ke rahan HR, hal ini tentu sangat menguntungkan karena HRD tidak lagi harus terjebak mengerjakan pekerjaan repetitif secara manual yang melelahkan. Sehingga, HRD bisa fokus memikirkan strategi dan analisis terkait human resource. Nah, berikut ini beberapa rekomendasi aplikasi HR yang bisa Anda pilih.
1. Aplikasi Absen
Sesuai namanya, aplikasi ini berguna untuk membuat sistem absen di perusahaan menjadi semakin mudah. Dengan aplikasi absen, karyawan bisa melakukan absen dimana saja tanpa perlu datang ke kantor.
Untuk HR, dengan implementasi aplikasi absensi, maka mereka tidak lagi perlu melakukan rekapitulasi absen secara manual, sistem aplikasi absen yang akan melakukannya..
2. Aplikasi Database Karyawan
Aplikasi ini akan sangat berguna untuk menyimpan seluruh data karyawan di satu tempat. Hal ini akan memudahkan tugas HR dalam melakukan pengarsipan data karyawan, mulai dari data diri, data penggajian, data kinerja, sampai dengan data terkait achievement atau punishment yang pernah karyawan dapatkan.
3. Aplikasi Payroll
Menghitung gaji adalah salah satu tugas HR yang rumit dan melelahkan saat dilakukan secara manual. Tapi, dengan menggunakan aplikasi payroll hal ini tidak lagi. Aplikasi payroll memungkinkan proses penghitungan gaji dilakukan secara otomatis, nantinya HR akan mendapatkan total berapa gaji yang harus ditransfer kepada karyawan.
